Những lưu ý cần biết về tổ chức sự kiện giao lưu

Tổ chức sự kiện giao lưu được hiểu đơn giản là chương trình gặp gỡ, tiếp xúc, trao đổi giữa con người với con người, giữa hai hay nhiều đơn vị nhằm mục đích học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị. Đồng thời, đây là môi trường, sân chơi để con người thể hiện sự tự tin, tự chủ, lòng hiếu khách khi xuất hiện trước đám đông, ánh đèn sân khấu. Hiện nay, sự kiện giao lưu được tổ chức dưới nhiều hình thức như tổ chức sự kiện văn hóa nghệ thuật, thể thao, hội nghị hội thảo, trao đổi học tập…

Những lưu ý cần biết về tổ chức sự kiện giao lưu 1

NHỮNG LƯU Ý TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN GIAO LƯU

  1. Công tác chuẩn bị
  • Địa điểm tổ chức: Tùy thuộc vào tính chất, quy mô tổ chức sự kiện và chi phí mà chúng ta lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, nhà hàng hay phòng hội nghị.
  • Thiết bị sự kiện: Cung cấp, lắp đặt đầy đủ các thiết bị tổ chức sự kiện, hệ thống âm thanh ánh sáng, thiết kế sân khấu sự kiện chuyên nghiệp.

Những lưu ý cần biết về tổ chức sự kiện giao lưu 2

  • Thời gian tổ chức sự kiện: Chương trình có thể tổ chức vào thời gian buổi tối hay ban sáng để phù hợp với nhiều người tham dự sự kiện. Khi đưa ra thời gian tổ chức thì cần phải chính xác, nghiêm ngặt để thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc.
  • Khách mời, thiệp mời: Một phần không thể thiếu trong sự kiện là khách mời, đối tác. Cần lên danh sách khách hàng và gửi thiệp mời để tránh tinh trạng thừa thiếu số lượng người tham dự, không đáp ứng đủ chỗ ngồi.
  1. Tổ chức chương trình

Những lưu ý cần biết về tổ chức sự kiện giao lưu 3

  • Các tiết mục biểu diễn nghệ thuật, nôi dụng được sắp xếp logic để chương trình được thực hiện suôn sẻ, không sai sót trong phần khớp nhạc, ánh sáng, đèn chiếu.
  • Nhiều chương trình giao lưu đan xen các hoạt động nghệ thuật, trò chơi, phỏng vấn với các chương trình trao đổi, giao lưu để hấp dẫn người xem, đồng thời tạo cao trào các phần mở màn và kết thúc.
  1. Công việc khác
  • Tổ chức sự kiện giao lưu cũng như sự kiện khác đều cần xin giấy cấp phép tổ chức của cơ quan chính quyền. Bên cạnh đó, toàn bộ chương trình cần được đồng bộ thống nhất với nhà tổ chức, đơn vị đầu tư, có sự phê duyệt của cơ quan chính quyền.

Tham khảo: Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không

Những lưu ý cần biết về tổ chức sự kiện giao lưu 4

  • Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện cần có trách nhiệm với công việc, khả năng nắm bắt nhanh nhạy các tình huống, xử lý khéo. Bởi nhân viên có ảnh hưởng lớn đến bộ mặt của công ty, doanh nghiệp và chương trình.
  • Thiết kế, trang trí sân khấu ấn tượng với vật dụng, backdrop, bàn ghế đại biểu để gây ấn tượng với khách hàng, đối tác và khán giả. Đây cũng là một trong những công việc góp phần tạo nên thành công cho Event.
  • Tổ chức sự kiện luôn gặp những rủi ro, đặc biệt là tổ chức sự kiện ngoài trời. Đa số các sự kiện giao lưu thường lựa chọn địa điểm ngoài trời, sân rộng lớn để phục vụ đủ số lượng người tham gia. Chính vì vậy, cần dự phòng các tình huống thời tiết bất thường như mưa, gió bằng việc thuê phông bạt, dù sự kiện

Những lưu ý cần biết về tổ chức sự kiện giao lưu 5

  • Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.
  • Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.

Xem thêm:

 

abc