Cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội 01

Nhu cầu thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội, TPHCM ngày càng tăng mở ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp tổ chức Event. Thay vì lựa chọn khách sạn làm địa điểm tổ chức sự kiện, khách hàng có thể đến các trung tâm triển lãm, nhà hàng, nhà thi đấu để thực hiện chương trình. Vậy nhưng, để thuê địa điểm tổ chức sự kiện “đắc địa” chúng ta cần được cân nhắc bởi nhiều yếu tố quan trọng.

YẾU TỐ LỰA CHỌN THUÊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI HÀ NỘI CHẤT LƯỢNG

  • Không gian tổ chức sự kiện

Cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội 02

Lựa chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện cần dựa trên tính chất của sự kiện, số lượng khách tham dự, quy mô của sự kiện. Theo nghiên cứu của các chuyên gia event, diện tích cho 1 khách tham dự sự kiện thông thường là 1m2/ người, tiệc buffet trung bình 1-1,5m2/người, tiệc dạ hội là 2-2,5m2/ người để người tham dự cảm thấy thoải mái, không bị gò bó. Đối với sự kiện ngoài trời nên chọn những nơi không gian xanh, cây cối, gần gũi với con người, thoáng mát.

  • Tính tiện lợi về địa lý

Cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội 03

Vị trí thuận lợi sẽ giúp khách tham dự dễ tiếp cận đến các sự kiện. Nên tìm đến các địa điểm tổ chức sự kiện có vị trí địa lý, giao thông thuận tiện nhất. Với những chương trình tổ chức xa thì nên cung cấp hỗ trợ địa điểm lưu trú cho người tham dự hay thuê tại khách sạn.

  • Dịch vụ kèm theo

Các doanh nghiệp, nhà đầu tư nên lựa chọn kỹ lưỡng các đơn vị cung cấp địa điểm có kèm theo các dịch vụ hỗ trợ khác hay không. Các dịch vụ như cung cấp ăn trưa, thiết kế sân khấu sự kiện, cung cấp nhân viên tổ chức sự kiện (PG, lễ tân, nhân viên phục vụ…), làm phông bạt, backdrop, hỗ trợ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện.

  • Chi phí địa điểm tổ chức Event

Cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội 04

Chi phí tổ chức Event là yếu tố quyết định địa điểm tổ chức Event. Vì vậy nên cân nhắc, tham khảo nhiều đơn vị địa điểm tổ chức. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyên bạn nên thuê địa điểm với giá rẻ nhất, bởi chi phí đi kèm theo chất lượng dịch vụ.

Tham khảo: Công ty tổ chức sự kiện giá rẻ

  • Mức độ an toàn

Cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội 05

Trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội, bạn cần tham khảo địa điểm có lắp đặt các thiết bị an toàn như hệ thống báo cháy, bình chưa cháy, cửa thoát hiểm, camera an ninh hay không để tránh các trường hợp rủi ro. Trong các sự kiện lớn, tổ chức quy mô thì cần có đội bảo vệ an ninh, bác sỹ nhằm đảm bảo an toàn cho toàn sự kiện.

  • Thủ tục thuê địa điểm sự kiện

Cẩm nang khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội 05

Công việc cuối cho việc thuê địa điểm tổ chức sự kiện là ký kết các thủ tục. Bạn nên kiểm tra hợp đồng rõ ràng, trách nhiệm cũng như quyền lợi của 2 bên để tránh sau khi hoàn tất thủ tục phát sinh thêm nhiều chi phí không đánh có.

Thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội là công việc vô cùng quan trọng khi tổ chức Event. Lựa chọn được địa điểm phù hợp bạn sẽ nắm chắc được 50% thành công sự kiện. Chính vì vậy, hãy cân nhắc kỹ lưỡng để chọn địa điểm tổ chức tốt nhất. Hoặc liên hệ trực tiếp với Công ty tổ chức sự kiện Minh Nga để được tư vấn hỗ trợ hiệu quả nhất.

Xem thêm:

 

abc