8 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Với bài viết “8 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện” chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu được kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện thành công, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Nếu bạn đang loay hoay không biết phải lên chương trình tổ chức sự kiện như thế nào, hay cần một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện để tham khảo thì bạn tuyệt đối đừng nên bỏ qua bài viết này của chúng tôi, chắc chắn bạn sẽ dễ dàng thực hiện được những sự kiện thành công mà ít gặp những rủi ro không đáng có.

8 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  • Xác định mục đích, mục tiêu khi tổ chức Event

8 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 01

Mục đích chính là lý do, là động cơ thôi thúc bạn phải tổ chức 1 sự kiện. Mỗi loại hình sự kiện khác nhau sẽ có một mục đích chuyên biệt. Một số mục đích tổ chức Event như: khai trương, khánh thành công trình, kỷ niệm ngày thành lập công ty, tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, vv.

Còn mục tiêu chính là kết quả cuối cùng mà bạn mong muốn nhận được sau khi tổ chức Event đó. Đối với các đơn vị tổ chức Event là doanh nghiệp kinh doanh thì mục tiêu cuối cùng thường là doanh số, lợi nhuận, phát triển thương hiệu,… Còn với những cá nhân có nhu cầu tổ chức sự kiện sinh nhật, tổ chức sự kiện họp lớp…thì mục tiêu chủ yếu là gắn kết người thân, bạn bè.

Để xác định được mục đích và mục tiêu của việc tổ chức Event, bạn hãy đặt ra những câu hỏi như: tại sao phải tổ chức sự kiện? Cần vượt chỉ tiêu bán hàng cùng kì tháng trước bao nhiêu %? vv…

  • Xác định đối tượng của sự kiện

8 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 02

Đối tượng của sự kiện có thể được phân ra làm 2 nhóm: đối tượng tham gia và đối tượng tham dự. Đối tượng tham dự ở đây chính là thành phần khách mời. Còn đối tượng tham gia ở đây chính là đội ngũ MC, PG, người mẫu, ca sĩ, đội ngũ kỹ thuật âm thanh, sánh sáng, sân khấu… Đối tượng của sự kiện là căn cứ quan trọng để bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

  • Xây dựng chủ đề, thông điệp cho sự kiện

Bạn muốn truyền tải những gì đến đối tượng tham dự sự kiện này? Đó chính là cơ sở để xây dựng chủ đề và thông điệp cho sự kiện. Việc thiết kế thông điệp cho sự kiện càng độc đáo, càng sáng tạo thì việc đạt được mục tiêu của bạn càng dễ dàng. Khi xây dựng chủ đề, thông điệp cho sự kiện, bạn cần phải quan tâm đến đặc điểm của sản phẩm, đặc điểm nhân khẩu học, yếu tố văn hóa vùng miền. Mỗi sự kiện nên có một chủ đề, thông điệp riêng biệt.

  • Xác định địa điểm, thời gian tổ chức Event

Sự kiện đó nên được diễn ra ở đâu, nhà hàng, khách sạn hay sân vận động ngoài trời? Thời gian tổ chức đó là vào giờ nào, ngày nào, tháng nào? Sự kiện sẽ được diễn ra trong khoảng bao lâu? Đó là tất cả những gì mà người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải chỉ ra được trong bước này. Việc xác định địa điểm, thời gian và tiến độ tổ chức sự kiện phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng tham dự sự kiện.

  • Lên ý tưởng kịch bản chương trình

8 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 03

4 bước đầu tiên của bản kế hoạch tổ chức sự kiện mà bạn vừa thực hiện ở trên chính là căn cứ để lên chương trình tổ chức sự kiện thành công. Một kịch bản tổ chức bao gồm rất nhiều yếu tố khác nhau như là trang trí sân khấu, thiết kế âm thanh ánh sáng, kịch bản mc dẫn chương trình, văn nghệ, trò chơi, vv. Kịch bản tổ chức Event càng độc đáo, càng sáng tạo thì hiệu quả của sự kiện càng cao.

  • Thiết lập dự trù ngân sách chi tiết cho sự kiện

Đến đây bạn đã biết sự kiện sắp tổ chức gồm có những hạng mục gì? Và việc bạn cần làm tiếp bây giờ là hãy thiết lập dự trù ngân sách chi tiết cho những hạng mục đó. Hãy phân bổ ngân sách một cách hợp lý nhất, đảm bảo tiết kiệm nhất.

  • Truyền thông cho sự kiện

Để thu hút sự quan tâm của đối tượng khách hàng mục tiêu, cũng như để tranh thủ sự ủng hộ của những người tham dự, thì việc truyền thông trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra là tất yếu. Hãy xác định thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, hãy xác định cách thức, phương tiện để truyền thông có hiệu quả tốt nhất.

  • Triển khai thực hiện sự kiện

8 bước lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 04

Bước cuối cùng đó chính là lập kế hoạch về triển khai thực hiện sự kiện. Nếu nguồn ngân sách dành cho sự kiện dồi dào, nếu việc tổ chức Event có tầm quan trọng lớn đối với chiến lược phát triển của doanh nghiệp thì bạn đừng quên diễn tập trước khi sự kiện diễn ra. Việc diễn tập sẽ là nền tảng để sự kiện chính thức diễn ra trơn chu và thành công tốt đẹp hơn.

Trên đây là 8 bước của một bản kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện mẫu dành cho mọi Event. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo và điểu chỉnh thành một bản kế hoạch tổ chức 1 sự kiện cụ thể nào đó. Nếu có khó khăn trong quá trình thực hiện, cần tư vấn, hỗ trợ, bạn hãy liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ nhân sự Event chuyên nghiệp của Minh Nga luôn sẵn sàng trợ giúp bạn 24/24.

Xem thêm:

 

abc